Les nouvelles modalités de dépôt et de publicité des accords collectifs

– Quels sont les accords concernés par la publicité ?

Tous les accords, avenants et accords-cadres conclus à partir du 1er septembre 2017 sont rendus publics et donc concernés par l’obligation de publicité.
En revanche, les accords d’intéressement, de participation, les plans d’épargne d’entreprise, les plans d’épargne interentreprises, les plans d’épargne pour la mise à la retraite collectifs ainsi que les accords relatifs au plan de sauvegarde de l’emploi (mentionnés à l’article L. 1233-24-1 du code du travail) et les accords de performance collective (mentionnés à l’article L. 2254-2 du code du travail) ne sont pas concernés. Ils doivent cependant être déposés en ligne sur la plateforme de téléprocédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr .

– Les pièces à fournir

Les pièces à fournir dans le cadre du dépôt en ligne sont :
- la version intégrale du texte en pdf de préférence (version signée des parties) ;
- l’ensemble des autres pièces constitutives du dossier de dépôt.
- pour les textes soumis à la publicité, la version publiable du texte (obligatoirement en .docx), dite "anonymisée", dans laquelle est supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques, et le cas échéant, certaines données occultées (voir plus bas)
-l’acte signé motivant l’occultation de ces données.

Le dépôt réalisé, l’administration délivrera un récépissé de dépôt après instruction. La version de l’accord qui sera rendue publique est alors automatiquement transmise à la Direction de l’information légale et administrative (DILA) en vue de sa diffusion sur www.legifrance.gouv.fr.

– Une publicité 100% respectueuse de la confidentialité des données des entreprises

– Afin de garantir le respect de l’exigence de protection des données personnelles et d’assurer la protection des données sensibles des entreprises, le législateur a mis en place deux dispositifs, l’un obligatoire (l’anonymisation) et l’autre facultatif (l’occultation).

Anonymisation et occultation, qu’est-ce que ça veut dire ?

– L’anonymisation par le déposant consiste en la suppression, sur la version de l’accord qui sera rendue publique (version en .docx), de toute mention de noms et prénoms de personnes physiques (notamment des signataires et négociateurs de l’accord).

– L’occultation est la possibilité que certaines dispositions de l’accord, jugées sensibles par les négociateurs (données commerciales, industrielles ou autres), soient retirées de la version qui sera publiée (version en .docx).

Trois choses à retenir !

① Le dépôt des accords est une obligation légale de l’entreprise.

② La loi élargit la notion de publicité qui se limitait jusque là à une communication au sein de l’entreprise. L’obligation de publicité prévoit désormais que tous les accords sont publiés en ligne sur le site de Légifrance et accessibles au grand public d’un simple clic.

③ Les actions d’anonymisation et d’occultation, le cas échéant, sont à la charge du déposant. Il lui appartient donc d’être vigilant lors de la mise en forme de la version publiable (en .docx) et de veiller à supprimer de façon définitive (1) les noms et prénoms faisant l’objet d’une anonymisation ainsi que les dispositions faisant l’objet d’une occultation. En cas de non-exécution ou de mauvaise exécution de ces actions, les déposants s’exposent à une publication intégrale des accords sur le site de Légifrance.

Le déposant doit effacer définitivement les noms, prénoms faisant l’objet d’une anonymisation et les dispositions faisant l’objet d’une occultation de la version publiable.
Il ne doit donc pas passer en blanc l’écriture ou mettre les passages concernés en surbrillance en noir ou en toute autre couleur. En effet, ces actions ne permettent pas de supprimer définitivement les éléments de la version publiable.