Service Europe

Des équivalents temps plein (ETP) doivent être alloués pour la réalisation de votre opération, notamment pour la gestion administrative du projet. La structure porteuse du projet peut également prévoir des recrutements pour mener à bien l’opération.

Généralement, au 03/07/2024 (sous réserve de modifications), en fonction des capacités du service Europe, le porteur de projet reçoit une avance équivalente à 20% de la subvention totale attribuée lors de la signature de la convention et du démarrage de l’opération. Pour les opérations de plus de 24 mois, une autre partie de la subvention peut être débloquée après le dépôt d’un rapport d’étape (bilan intermédiaire). Cependant, cela vous contraint à un travail administratif important.
Le solde de la subvention est versé après la soumission du rapport final de l’opération, qui peut intervenir jusqu’à 6 mois après la fin de l’opération. Le paiement est effectué après vérification par le service Europe, qui s’engage à contrôler votre opération dans un délai maximum de 80 jours.

Si la situation financière de votre structure est suffisamment stable, que vous disposez d’une trésorerie pour faire face aux délais de paiement évoqués, des moyens humains et des connaissances minimum relatives aux fonds européen, alors ne vous autocensurez pas. D’autant plus que pour vous sécuriser, vous pouvez demander un rendez-vous d’appui au Service Europe en amont du dépôt de la demande de subvention (vous trouverez nos contacts dans l’onglet correspondant).

Les fonds européens interviennent en dernier ressort pour générer un effet levier en finançant un projet innovant. Il n’est pas possible de mobiliser plusieurs fonds européens pour financer une même opération du fait d’un risque de double-financement et de sur-financement.
Par ailleurs, les fonds européens ne constituent pas des financements pérennes.
Si vous obtenez un financement public ou privé après le début de votre opération, il se substituera au financement européen accordé.
Exemple : Une structure répond à un AAP FSE+ dont le taux d’intervention est de 60%. Elle présente un plan de financement composé en ressources de 60 000 € de FSE+ et d’une subvention d’un fonds national de 40 000 €. En cours de réalisation, elle obtient un nouveau financement de 15 000 € pour financer ce même projet. La subvention FSE+ payée au terme de l’opération sera de 45 000 €.

Le plan de financement présenté doit être équilibré en dépenses et en ressources. Les opérations subventionnées ne peuvent pas avoir pour conséquence de dégager un bénéfice financier pour la structure ou alors celui-ci doit être "raisonnable" aux termes de la réglementation européenne.

Vous trouverez dans la boîte à outils du porteur de projet l’accès à la documentation vous permettant de respecter les règles des fonds européens, ainsi que des liens utiles vers d’autres sites spécialisés. Vous pouvez trouver des formations sur la gestion de projets européens. Il est également possible de faire appel à des prestataires spécialisés dans la soumission des demandes de subvention et dans le suivi de l’opération. Enfin, le service Europe propose une assistance pour la soumission des demandes de subvention et est disponible tout au long de l’opération pour répondre aux questions des candidats et des porteurs de projet. Les coordonnées de l’équipe sont disponibles sur ce site.

Il est conseillé de lire la notice relative aux aides d’État pour un premier diagnostic avant de soumettre votre demande de subvention. Souvent, en raison de la nature des opérations et de la personnalité juridique des porteurs de projet relevant du FSE+, le régime d’exemption des aides d’État pertinent est le régime des SIEG de droit commun ou de minimis.
Cette question est ensuite traitée lors de l’instruction.

1. Une fois les appels à projets publiés, vous disposez d’au moins 2 à 3 mois pour soumettre votre candidature (intitulé "période de publication" dans l’appel à projet) .
2. À l’issue de cette période, la phase d’instruction commence pour une durée d’environ 3 mois, en fonction des échanges et des demandes de modification.
3. Votre opération doit ensuite être présentée au Comité régional de programmation (CRP), dont une session est généralement organisée chaque mois. Le procès-verbal est généralement établi dans un délai de 2 semaines.
4. Si votre opération a reçu un avis favorable en CRP, le paiement de l’avance intervient après signature de la convention et de l’attestation de démarrage (2 mois de délais)

Système de comptabilité analytique : il est nécessaire d’être en capacité d’isoler les dépenses et les ressources de l’opération, appelant à la mise en place d’une comptabilité analytique avec un axe analytique spécifique à l’opération.
Collecte des indicateurs de participants : il est obligatoire de remplir régulièrement les données des participants. Il est fortement conseiller d’utiliser les questionnaires DGEFP d’entrée et de sortie des participants pour récolter les données nécessaires. Les "indicateurs participants" sont précisés dans le guide des procédures.
Collecte des pièces justificatives de réalisation : vous devez être en mesure de fournir l’ensemble des pièces permettant de garantir le déroulement effectif de l’opération.
Collecte des pièces justificatives des participants : les participants de votre opération doivent correspondre à la cible de l’appel à projet auquel vous avez répondu. Par exemple : les demandeurs d’emploi ou les jeunes. Attention, si vous ne pouvez pas fournir les pièces demandées lors du contrôle final, un taux de réfaction proportionnel aux participants déclarés inéligibles sera appliqué à votre subvention. En d’autres termes, une partie de la subvention qui avait été convenue ne vous sera pas attribuée.
Exemple : Vous avez déclaré 30 participants. Lors du contrôle, 3 participants sont déclarés inéligibles. Votre subvention sera réduite de 10%.
Justification des dépenses et des ressources : pour chaque dépense (y compris les dépenses de personnel), vous devez fournir une preuve de paiement pour qu’elle soit prise en compte. Lors du contrôle, le contrôleur calcule le montant des dépenses qui peuvent être vérifiées pour déterminer le montant de la subvention à attribuer.
Exemple : les dépenses annoncées sont de 100 000€. Seules 80 000 € peuvent être vérifiées (absence de pièces justificatives pour les 20 000€ restants). Le taux d’intervention prévu par la convention était de 60%. Donc la subvention FSE attribuée sera de 60% de 80 000€, soit 48 000 €.
Respect de la publicité : vous vous engagez à communiquer sur le cofinancement de votre opération (cf. site fse.gouv.fr). En cas de non-respect des obligations de publicité, une sanction peut être prononcée, allant de 1 à 3% du montant total de votre subvention.

Les taux forfaitaires ont pour but de faciliter la détermination de votre plan de financement et surtout, de simplifier la préparation du rapport final de votre opération. Les forfaits proposés visent à couvrir certains types de dépenses pour lesquelles il n’est pas nécessaire d’apporter de pièces justificatives.
Le taux forfaitaire le plus couramment utilisé sur la programmation 2021-2027 est le taux forfaitaire "40%", calculé sur la base de 40% des dépenses directes de personnel. Cela signifie que votre plan de financement ne comprend que des dépenses de personnel. Seules ces dépenses doivent être justifiées (par une lettre de mission et les bulletins de salaire du personnel concerné). Dans ce cas, un forfait représentant 40% de ces dépenses vous sera attribué pour couvrir l’ensemble des autres dépenses de votre opération.
Il convient de se référer à l’appel à projet pour connaître les taux forfaitaires proposés. Pour plus d’information sur ce sujet, veuillez-vous référer aux manuels (cf. la boîte à outil du porteur ou surla base documentaire ATLASSIAN).

Les dépenses directes sont celles directement rattachées à l’opération. À l’inverse, les dépenses indirectes sont celles qui auraient été supportées même en l’absence de l’opération : il s’agit par exemple des dépenses liées au fonctionnement de la structure, à la location de ses locaux, aux fluides (électricité, eau, gaz…) etc...

Une visite du service Europe par les chargés de mission peut avoir lieu pendant l’opération. Il s’agit d’un moment d’échange privilégié et d’accompagnement pour garantir le bon déroulement de l’opération et le respect des obligations du FSE+/FTJ.
A la fin de l’opération, intervient le contrôle sur service fait réalisé par le service Europe. Il est effectué sur les pièces du rapport final transmis par le porteur de projet à la fin de l’opération.
Une fois l’opération close, un contrôle de l’Autorité nationale d’audit des fonds européens (ANAFE) peut avoir lieu.
Enfin, la Commission européenne peut effectuer des contrôles plusieurs années après la fin de l’opération, d’où l’importance de l’archivage des pièces justificatives de votre opération et des documents financiers. Une visite du service Europe par les chargés de mission peut avoir lieu pendant l’opération. Il s’agit d’un moment d’échange privilégié et d’accompagnement pour garantir le bon déroulement de l’opération et le respect des obligations du FSE+/FTJ.

Quelles sont les conditions pour déposer une opération incluant une période de rétroactivité ?
Vérifiez en premier lieu que l’appel à projet auquel vous répondez autorise les opérations avec une période de rétroactivité (c’est le cas lorsque la période de réalisation prévue est antérieure à la date de lancement de l’appel à projet).
Pour déposer une demande de subvention pour une opération comportant une période de rétroactivité, c’est-à-dire une opération déjà débuté au moment de l’attribution du financement FSE+/FTJ, il convient :
- d’avoir une connaissance approfondie de la gestion des fonds européens ;
- d’avoir récolté l’ensemble des pièces justificatives et des indicateurs participants permettant de rendre compte au moment du bilan de l’opération ;